Etape 3 - Visites de surveillance
Afin que votre système de management soit toujours efficace et pour donner suite aux progrès réalisés depuis notre précédente visite, nous effectuons des visites de surveillance régulières.
Ces visites ont pour but de confirmer que le système de management approuvé est toujours :
Entretenu
Opérationnel
En amélioration
Pour les clients qui …
a) découvrent notre approche : l'auditeur vous renseignera sur la nouvelle approche et la meilleure manière de l'appliquer à votre entreprise, et prendra des dispositions pour s'entretenir avec la direction lors de la réunion d'ouverture.
b) connaissent notre approche : l'auditeur vérifiera que le thème choisi lors de la visite précédente est toujours pertinent et que les personnes concernées seront disponibles. Il décidera de modifier le thème si besoin.
S'il s'agit d'une visite de planification du renouvellement du certificat, les auditeurs présenteront les principes qui régissent l'audit de renouvellement et la planification.
Entretien avec la direction
L'auditeur…
Expliquera ce qui différencie la méthode LRQA.
Définira les questions importantes pour le client et ses partenaires afin de sélectionner le thème de la visite.
Identifiera les domaines où le système de management peut servir à améliorer la performance.
Écoutera votre avis sur le thème choisi pour la visite et en tiendra compte lors de l'audit.
Examinera les objectifs futurs de votre organisation et identifiera d'éventuelles possibilités thématiques pour les futures visites.
Le plan de visite
Une fois le thème de la visite (ou des futures visites) défini, l'auditeur déterminera les services, les processus, les contrôles et les systèmes liés aux thèmes et qui feront l'objet de l’audit :
Le thème + les personnes, les processus, les contrôles et les systèmes à auditer = Le plan de visite
Souplesse des futurs plans - Les plans des futures visites devraient être souples : Si les circonstances changent ou le demandent (par exemple, en cas d'une réclamation de client majeure ou d'une violation de loi), LRQA sera bien sûr capable de modifier le thème de visite ou d'en choisir un nouveau afin de prendre en compte l'actualité.
Effectuer l'audit
Au cours de la visite, l'auditeur :
auditera les domaines et systèmes en fonction du thème convenu dans le plan. S'il le considère comme nécessaire, l'auditeur pourrait toutefois élargir le champ d'audit à d'autres services liés au thème.
profitera de l'audit pour vérifier et confirmer que les mécanismes de contrôle du système sont bien mis en œuvre et qu'ils sont utilisés d'une façon efficace.
déterminera si vous utilisez le système de management afin de gérer ou améliorer les aspects liés au thème défini.
notera toute faiblesse dans le système ou de son efficacité et proposera des pistes d'amélioration.
Le rapport d'audit
Le rapport d'audit qui vous sera soumis après la visite comprendra :
un résumé de la réunion avec la direction.
des exemples des projets d'amélioration à long terme.
une évaluation de tous les domaines audités.
une conclusion générale sur l'efficacité du système de management en place par rapport au thème identifié ainsi qu'à la conformité à la norme audité.
des propositions de thèmes pour la prochaine visite.
un feed-back dédié à la direction de l'entreprise.
Lors de la réunion de clôture, l'auditeur :
donnera un résumé des résultats d'audit et présentera ses conclusions.
soulignera les exemples concrets où le système de management vous aide à adresser le thème d'une manière positive et dans un contexte d'amélioration continue.
démontrera également comment les éventuelles faiblesses du système par rapport au thème peuvent nuire à vos objectifs.
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