Etape 1 : Visite

Avant de procéder à l'audit, nous devons déterminer votre état de préparation. Cela fait l'objet de notre première visite sur place

Etape 1 - Visite

Au cours de notre première visite, nous nous acquitterons des tâches suivantes :

  • Évaluer le lieu et les conditions spécifiques de votre organisation.
  • Tenir des entretiens avec vos employés afin de déterminer votre état de préparation pour la seconde visite.
  • Examiner votre niveau de compréhension des exigences de la norme ainsi que votre état d'avancement dans la conformité à ces exigences.
  • Recueillir des informations sur la portée de votre système de management, les processus et les sites de votre organisation, ainsi que les aspects liés à la législation, à la réglementation et à la conformité qu'il convient de prendre en compte  (par exemple, les aspects juridiques ou environnementaux des activités de votre entreprise et les risques relatifs).
  • Convenir des modalités de la deuxième visite et de l'allocation des ressources de LRQA.
  • Essayer de comprendre votre système de management et vos activités afin de déterminer où l'accent doit être mis dans la planification de la deuxième visite.
  • Vérifier si votre organisation planifie et effectue des audits internes ainsi qu'une revue de direction.
  • Vérifier que l'application de votre système de management est suffisante pour que nous puissions effectuer la visite au titre de la deuxième étape. 

Reporting

Les résultats de la visite feront l'objet d'un rapport et seront communiqués avant que notre équipe d'auditeurs quitte votre entreprise. Ils souligneront d'éventuels domaines de préoccupation qui pourraient être classés comme non-conformités au cours de la deuxième étape de l'audit.

Le délai entre les deux visites dépendra du temps qui, d'après nous, vous sera nécessaire pour résoudre les domaines de préoccupation identifiés lors de la première visite.

Prochaine étape

Etape 2 - Visite et audit initial

Vous êtes maintenant prêt pour l'audit initial.

Cette deuxième visite sur place a pour but d'évaluer l'application et l'efficacité de votre système de management. Au cours de cette visite nous allons recueillir des preuves que le système de management est conforme à la norme et aux critères de certification.

Effectuer l'étape 2 - Visite et audit initial

Lors de la visite, l'équipe d'auditeurs évaluera certains aspects des activités de votre organisation pour que nous puissions prendre des décisions sur l'application et l'efficacité de votre système de management.

Nous nous entretiendrons avec le personnel, y compris les membres de la direction et des opérations, de façon à nous assurer que le système est appliqué et compris dans toute l'organisation.

L'équipe analysera toutes les informations et preuves recueillies au cours des deux visites afin de déterminer si tous les critères de certification ont été respectés et s'il existe des défauts de conformité. Sur la base de ce qui précède, l'équipe peut éventuellement proposer des améliorations.

Nous examinerons votre système de management pour cibler au moins les aspects suivants :

  • Les informations et preuves de conformité à tous les critères de la norme.
  • Le suivi, l'évaluation, la communication et l'examen des résultats, sur la base d'objectifs de résultats clés.
  • Votre système de management et la conformité juridique.
  • Le contrôle opérationnel.
  • Les audits internes et le management review.
  • La responsabilité du management par rapport à votre politique d'entreprise.
  • Les liens entre les critères de la norme/des normes, la politique, les objectifs de résultat, les dispositions juridiques applicables, les responsabilités, les compétences du personnel, les opérations, les procédures, les résultats, et conclusions d'audits internes. 

Reporting

Une fois la deuxième étape achevée, l'équipe rédigera les conclusions qui figureront dans le rapport de la visite. Celui-ci comprendra les résultats de l'audit ainsi que les domaines à améliorer et les défauts de conformités le cas échéant. Le rapport vous est transmis avant que l'équipe ne quitte le site.

Certificat LRQA

En l'absence d'écart de conformité majeur, et après validation du dossier par notre Service Technique, un certificat vous sera délivré pour une durée de validité de trois ans (sous réserve de maintien du Système de management). Ce certificat précisera le champ d'application retenu et la(es) norme(s) applicable(s).

Prochaine étape

Etape 3 - Visites de surveillance

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Etape 3 - Visites de surveillance

Afin que votre système de management soit toujours efficace et pour donner suite aux progrès réalisés depuis notre précédente visite, nous effectuons des visites de surveillance régulières.

Ces visites ont pour but de confirmer que le système de management approuvé est toujours :

  • Entretenu
  • Opérationnel
  • En amélioration
  • Pour les clients qui …
  1. découvrent notre approche : l'auditeur vous renseignera sur la nouvelle approche et la meilleure manière de l'appliquer à votre entreprise, et prendra des dispositions pour s'entretenir avec la direction lors de la réunion d'ouverture.
  2. connaissent notre approche : l'auditeur vérifiera que le thème choisi lors de la visite précédente est toujours pertinent et que les personnes concernées seront disponibles. Il décidera de modifier le thème si besoin.

S'il s'agit d'une visite de planification du renouvellement du certificat, les auditeurs présenteront les principes qui régissent l'audit de renouvellement et la planification.

Entretien avec la direction

L'auditeur…

  • Expliquera ce qui différencie la méthode LRQA.
  • Définira les questions importantes pour le client et ses partenaires afin de sélectionner le thème de la visite.
  • Identifiera les domaines où le système de management peut servir à améliorer la performance.
  • Écoutera votre avis sur le thème choisi pour la visite et en tiendra compte lors de l'audit.
  • Examinera les objectifs futurs de votre organisation et identifiera d'éventuelles possibilités thématiques pour les futures visites. 

Le plan de visite

Une fois le thème de la visite (ou des futures visites) défini, l'auditeur déterminera les services, les processus, les contrôles et les systèmes liés aux thèmes et qui feront l'objet de l’audit :

Le thème +  les personnes, les processus, les contrôles et les systèmes à auditer = Le plan de visite

Souplesse des futurs plans - Les plans des futures visites devraient être souples : Si les circonstances changent ou le demandent (par exemple, en cas d'une réclamation de client majeure ou d'une violation de loi), LRQA sera bien sûr capable de modifier le thème de visite ou d'en choisir un nouveau afin de prendre en compte l'actualité.

Effectuer l'audit

Au cours de la visite, l'auditeur :

  • auditera les domaines et systèmes en fonction du thème convenu dans le plan. S'il le considère comme nécessaire, l'auditeur pourrait toutefois élargir le champ d'audit à d'autres services liés au thème.
  • profitera de l'audit pour vérifier et confirmer que les mécanismes de contrôle du système sont bien mis en œuvre et qu'ils sont utilisés d'une façon efficace.
  • déterminera si vous utilisez le système de management afin de gérer ou améliorer les aspects liés au thème défini.
  • notera toute faiblesse dans le système ou de son efficacité et proposera des pistes d'amélioration.

Le rapport d'audit

Le rapport d'audit qui vous sera soumis après la visite comprendra :

  • un résumé de la réunion avec la direction.
  • des exemples des projets d'amélioration à long terme.
  • une évaluation de tous les domaines audités.
  • une conclusion générale sur l'efficacité du système de management en place par rapport au thème identifié ainsi qu'à la conformité à la norme audité.
  • des propositions de thèmes pour la prochaine visite.
  • un feed-back dédié à la direction de l'entreprise. 

Lors de la réunion de clôture, l'auditeur :

  • donnera un résumé des résultats d'audit et présentera ses conclusions.
  • soulignera les exemples concrets où le système de management vous aide à adresser le thème d'une manière positive et dans un contexte d'amélioration continue.
  • démontrera également comment les éventuelles faiblesses du système par rapport au thème peuvent nuire à vos objectifs.

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